Автоматизированная Система «Казначейство» Республики

Подсистема «Исполнение Расходов»

Руководство пользователя

Входные документы

2000 год

Характеристика входных документов первичного учета бюджетных расходов

Общие характеристики документов

К документам первичного учета бюджетных расходов относятся формы, отражающие процессы:

¨ Планирования расходов;

¨ Резервирования средств уточненного плана;

¨ Регистрации заказов на финансирование расходов;

¨ Выделения кредитов и их зачисления на счета клиентов Казначейства;

¨ Кассового исполнения расходов бюджета.

Расходы относятся к виду бюджета фин.органа - пользователя системы «Казначейство». Вид бюджета, название фин.органа, должность и Ф.И.О его руководителей указываются в справочнике «Параметры настройки объекта внедрения системы».

Распределение функций по вводу документов регламентируется Приказами и должностными инструкциями ФинОргана, где устанавливается данная ЛВС «Исполнение расходов». Тем не менее, имеются определенные требования и рекомендации по организации технологического процесса ввода документов первичного ввода.

Требования эксплуатации данной ЛВС обусловлены процедурами контроля по предотвращению ситуаций «перефинансирования» и поэтому являются обязательными для исполнения.

Для ввода любых форм первичного учета должны выполняться требования:

¨ Каждый документ оформляется и вводится по одному клиенту и только по одному его лицевому счету в Казначействе

¨ Указывается название и № лицевого счета клиента, дата документа;

¨ Документ не может включать две или более строк с одинаковым кодом бюджетной классификации расходов;

¨ В январе нового календарного года все документы с признаком “заключительные обороты” должны вводится в ЛВС с параметром “Год”, значение которого соответствует прошедшему календарному году.

¨ К документу (кроме “Плана доходов”) должны прикладываться документы -основания, подтверждающие законность, целесообразность и своевременность выполнения операции.

Номер документа для всех документов, кроме оплаты расходов (кассовое исполнение бюджета), формируется автоматически.

Дата документа, формируется автоматически по значению календарной дате, но пользователь имеет право ее менять по своему усмотрению.

Дата учета определяет дату, начиная с которой или включительно по которую он будет включен в отчеты или справки. Дата учета для документов по оплате расходов идентична дате выписки по их проводке в банке. Поэтому в процессе ввода документа дата учета остается недоступной для заполнения пользователем-куратором. Дата учета вводится пользователем другого подразделения только после проводки банком документа по оплате расходов (платежное поручение, чек).

При вводе в поле с форматом «Дата» (т.е. / / ) любой даты НЕ НАДО:

¨ набирать разделители пробел или точку или косую черту;

¨ нажимать клавишу <Enter>, т.к. программа “знает” что в дате имеется 6 цифр.

Признак заключительных оборотов формируется программно на основании значения года:

¨ выбранного «рабочего» года при входе в подсистему;

¨ введенного пользователем или сформированного программно в поле «Дата документа»;

¨ введенного пользователем или сформированного программно в поле «Дата учета»;

¨ введенного пользователем «Дата проводки документа по выписке банка».

Как известно, «Дата проводки документа по выписке банка» документа с признаком «заключительные обороты» и «Дата учета» этого документа - разные. В первом случае, это один из дней января нового года. Во втором случае – 31 декабря прошедшего года. В остальных случаях «Дата проводки документа по выписке банка» документа БЕЗ признака «заключительные обороты» и «Дата учета» этого документа – одинаковые.

Условия программного формирования признака «заключительные обороты» описаны в главе 1.«Технологический процесс ввода и обработки информации в финансовом органе» в параграфе «Этап 3. Операции по Годовому заключению счетов»

Масштаб размера вводимых сумм может быть выбран пользователем по его усмотрению. Но в базе данных и при просмотре документа в кадрах ввода суммы представляются в единицах масштаба измерения, а не тысячах или миллионах как вводили.

В поле «Назначение» или «Цель» вводится текст причины или назначения платежа, за какой период и специфика. После завершения ввода НЕ НАДО нажимать <Enter>. Надо курсор поставить на следующую внизу строку и на первое слева поле.

Формат суммы для ввода или вывода на экран, печать предусмотрен с 2-мя знаками после запятой и с разделителями разрядов (в тысячах). Поскольку вывод всех введенных документов (для печати и его предварительного просмотра на экране) сделан в формате «Excel», то при необходимости пользователь может убрать десятичные знаки числа или разделитель разрядов, применяя функции стандартного меню «Excel».

Единица измерения предусмотрена только одна – национальная.

Во всех программах ввода строк первичных учетных документов предусмотрен контроль:

¨ Повторного ввода документа по его коду, номеру, дате документа;

¨ Наличия проводки по коду документа и типам корреспондентов в ДТ и КТ операции в одноименном справочнике;

¨ Наличия кода бюджетной классификации в справочниках бюджетной классификации расходов;

¨ Повторного ввода кода бюджетной классификации;

¨ Равенства годовой и свода по-квартальных сумм распределения;

¨ Не превышения сумм списания по отношению к сумме свободного остатка выделенных ассигнований:

§ нарастающим итогом за период с 1 января по дату учета документа (если она не вводится, тогда по календарной дате ввода документа);

§ в соответствии с выбранными в процессе ввода источником финансирования и формой оплаты (наличными, безналичными) и дополнительными указаниями (По брони, Без брони);

§ обеспечивающий блокирование ввода информации за прошедшие квартала (кроме «Сметы расходов» при секвестировании бюджета);

§ Контроль дат предусматривается по значению года. Он не может быть меньше значения рабочего года.

В процессе ввода строк для каждого документа формируется и подсчитывается значения для строки «Итого по документу». Значение этой строки по графе «Год» показывается в «Реестре».

После ввода документа и его сохранения в базе данных изменить его содержание нельзя. Поэтому в случае обнаружения ошибки исправить ее можно, используя метод бухучета «Сторно». То есть, вводится новый документ с теми же реквизитами, что и ошибочный и содержание ошибочной(ых) строка (строк), но с родом операции «Сторно» и указав знак суммы на противоположный. После завершения и сохранения документа с родом операции «Сторно» вводится документ с правильными реквизитами, родом операции не равным «Сторно» и правильным знаком для сумм. Только при такой технологии исправления ошибок обеспечивается контроль за перерасходом ресурсов или ассигнований.

Ключом отбора ресурсов или ассигнований из базы данных является наличие совокупности признаков:

1. Лицевой счет клиента;

2. Дата учета – дата, начиная с которой, размеры ассигнований или ресурсы по документу принимаются к учету (т.е. берутся в расчеты при формирвании справок или отчетов);

3. Код бюджетной классификации;

4. Источник финансирования;

5. Дополнительные указания;

6. Форма оплаты.

Последние 5 и 6 признаки не запрашиваются при вводе документов по планированию. По умолчанию их значения принимаются как «Все или любой(е)».

Признак «Род операции» выполняет роль комментария для пользователя и в алгоритмах логической обработки строки документа не участвует. Пользователь не должен пренебрегать возможностью указать его значение. В противном случае, он обрекает себя и других пользователей на потерю сведений о специфике выполнения операций.

При наличии многих общих условий ввода документов, имеются - специфические. Описание для них будет приведено ниже.

Ввод «Сметы Расходов»

Документ отражает утвержденные назначения по финансированию функций и статей расходов клиента по его конкретному лицевому счету в Казначействе.

Ввод осуществляется в начале нового финансового года на основе данных утвержденного плана расходов по росписи или в течение текущего финансового года - при переутверждениии (секвестировании) бюджета.

Документ многострочный. При большом количестве строк в Смете - рекомендуется:

¨ ее логически разбить (например, по правам доступа пользователей или в разрезе группы функциональной классификации) на несколько частей;

¨ затем вводить каждую из частей под разными номерами документов первичного учета «Смета расходов».

Код формы документа – 0501011.

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – 1января.

Заключительные обороты – нет.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Источник финансирования: «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет», «Вклад Правительства по к/вл», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. – включенные как составляющие расходной части «Росписи доходов и расходов бюджета».

Характер учета –Подтверждено.

При секвестировании (переутверждении) бюджета вводятся суммы поправок (+, - ) к первоначальному варианту утвержденного Проекта бюджета. В результате, в кадре ввода строки документа в показателе контроля «Исходящий остаток» можно увидеть новый вариант суммы сметы расходов по соответствующему коду бюджетной классификации и лицевому счету клиента и источника финансирования.

Ввод сумм ассигнований допускается по всем четырем кварталам года.

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании ранее введенных и сохраненных в БД данных по: остаткам на начало года; секвестированию бюджета, изменению сметы расходов, заявкам на резервирование средств уточненного плана и заказам на выделение кредитов за период с 1 января по период заключительных оборотов года включительно.

Внимание! До начала ввода утвержденных сумм «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет»,. «Вклад Правительства по к/вл», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник финансирования» соответствующий каждому из них - одноименный источник.

Ввод «Справки банка по остатку Л.счета клиента на начало года»

Ввод предназначается для фиксирования суммы остатка на начало года по лицевому счету клиента (корреспондента) Казначейства.

Решение о целесообразности оставлять клиенту лимитированный остаток неиспользованных им кредитных ресурсов принимает руководство ФинОргана и Казначейства (например при депонировании сумм Фонда Заработной платы, Пенсий, Пособий или при оплате контракта в первых числах января или если кредитование было выделено за счет источников финансирования (за исключением -«БюджетСомони»). Размер остатка на начало нового финансового года определяется после заключительных оборотов года и проведения операции по годовому заключению счетов прошедшего финансового года. Поэтому лимит остатка на начало года меньше или равен остатку неиспользованных кредитных ресурсов за год, предшествующий текущему.

Документ многострочный.

Ввод осуществляется в начале финансового года. Дата учета постоянная, формируется программно со значение 1 января «рабочего» года. Дата документа вводится пользователем. Признака «заключительные обороты» не может быть.

Ввод списываемой суммы расхода допускается в 1 квартале и блокируется по другим кварталам.

Код формы документа – 0403099.

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – 1 января формируется автоматически.

Заключительные обороты – нет.

Масштаб ед. изм. - единицы.

Род операции: «Стандарт» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо), «Отмена» или «Возврат» (со знаком «-» вводить при возврате позаимствованного кредита), «Сторно» (с противоположным знаком исправляемой/сторнируемой операции).

Дополнительные указания - «БезБрони».

Форма оплаты - «Налич».

Характер учета - «Подтверждено».

Ввод остатка осуществляется в разрезе бюджетной классификации, с указанием «Источника финансирования» и «Рода операции».

Ввод «Изменение Сметы Расходов»

Документ многострочный.

Ввод осуществляется в течение всего финансового года, а также - в новом календарном году в период заключительных оборотов.

Основанием для ввода изменения является директивный документ руководителя фин.органа «Приказ».

В начале должны быть введены изменения на уменьшение сметы (т.е. с « - ») и только после того как контроль и ввод пройдут без сообщений об ошибках - можно вводить суммы на увеличение данных утвержденного плана сметы расходов.

Ввод изменения сумм ассигнований допускается по всем кварталам, начиная с квартала соответствующего текущему календарному. Таким образом, можно будет вводить информацию по текущему и будущим кварталам года. Нельзя будет вводить суммы по прошедшим кварталам рабочего года.

Код формы документа – «0531018».

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – по усмотрению пользователя.

Заключительные обороты – формируются программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Род операции: «Стандарт» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо), «Сторно» или «Отмена» (ввод сумм с противоположным знаком строки ранее введенного и сохраненного в базе данных документа), «Передвижка» при передвижке между статьями расходов или между кварталами, «НеВкл.УтчПл» если какие-либо передвижки не должны быть включены в отчет «Уточненный план», предоставляемый в вышестоящий фин.орган.

Характер учета – «Подтверждено».

Внимание! До начала ввода сумм изменения утвержденного плана «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет»,. «Вклад Правительства по к/вл», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник фин.» соответствующий каждому из них - одноименный источник. В противном случае, Вы используете ресурсы бюджета.

Ввод НЕподтвержденной «Заявки на резервирование Уточненного плана по Брони»

Документ предназначается для подачи заявления на участие в тендере в «Агентство по закупкам». Заявление руководителя бюджетной организации должно содержать: основание, код бюджетной классификации, обоснование целесообразности приобретения конкретных видов товаров или услуг через объявление тендера для поставщиков.

Ввод осуществляется в течение всего финансового года, а также в новом календарном году в период заключительных оборотов.

Вводимый документ – временного хранения, однострочный, с открытой датой учета.

В качестве «основания» при вводе указывается «Заявление» № и его дата и «Изменение Сметы» № и его дата (если кредиты должны быть выделены за счет дополнительно выделенных источников финансирования). В поле «Цель» указываются конкретный вид товаров или услуг. В процессе ввода необходимо вводить только одну строку по бюджетной классификации. Потому что, после получения результатов тендера и их ввода в систему этот документ удаляется из БД.

Ввод резервируемых сумм ассигнований допускается по всем кварталам, начиная с номера квартала, соответствующего дате заявки, т.е. текущего календарного квартала. Таким образом, можно будет вводить информацию по текущему и будущим кварталам года. Нельзя будет вводить суммы по прошедшим кварталам рабочего года.

Пользователь должен указать годовую и поквартальную разбивку резервируемых для тендера суммы ассигнований , но в пределах остатков Уточненного плана (показатель таблицы контроля «Вход.остаток») для текущего и последующих кварталов. В противном случае, программный контроль заблокирует ввод информации по этой заявке.

После завершения ввода и сохранения документа в БД пользователь должен распечатать выходную форму "Заявка н« резервирование Уточненного плана». В этой форме будет указана бюджетная классификация и допустимые для нее размеры выделяемых фин.органом лимитов на кредитование за год и по кварталам. В полях «Основание» и «Цель» будут зафиксированы набранные при вводе пользователем тексты. Поскольку выходной документ представлен в формате «Excel», то пользователь может дополнить текстовую информацию. После распечатки выходной формы она должна быть оформлена печатью и подписью руководства фин.органа, т.к. является финансовым обязательством бюджета перед клиентом Казначейства и «Агентства по закупкам».

Код формы документа – 0531020.

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – отсутствует, учет осуществляется по дате ввода заявления.

Заключительные обороты – формируются программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Источник финансирования: «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д.

Род операции: «Стандарт» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо).

Дополнительные указания - «ПоБрони».

Форма оплаты - «БезНал».

Характер учета - «НеПодтверждено».

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании ранее введенных и сохраненных в БД данных по: остаткам на дату ввода уточненного плана по коду бюджетной классификации и принятым к учету, заявкам на резервирование средств уточненного плана и заказам на выделение кредитов за период с 1 января по календарную дату ввода включительно.

Внимание! 1.До начала ввода сумм резервирования уточненного плана за счет источников: «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник фин.» соответствующий каждому из них - одноименный источник. В противном случае Вы используете ресурсы бюджета, а не дополнительного источника.

2.Вводите только одну строку бюджетной классификации и помните после тендера этот документ будет удален из БД автоматически.

3. Значения признаков строки «Форма опл.»= «БезНал» и «Доп.Указ»= «ПоБрони» формируются программой автоматически и не могут быть изменены пользователем на другие свойства.

Ввод Подтвержденной «Заявки на резервирование Уточненного плана по Брони»

Документ предназначается для регистрации суммы контракта или договора, заключенного в условиях тендера в «Агентство по закупкам» только на основании «Заявки ….» Ф.0531020.

К документу должен быть приложен один экземпляр подлинника Контракта или Договора, оформленный должным образом и подписанный руководителями обеих договаривающихся сторон и печатями. Этот экземпляр остается в Казначействе и подшивается куратаром в папку с документами клиента.

Вводимый документ – постоянного хранения, однострочный, с датой учета.

Ввод осуществляется в течение всего финансового года, в том числе и в новом календарном году в период заключительных оборотов.

Процедура ввода сопровождается с необходимостью выбора пользователем по данному лицевому счету клиента из списка неподтвержденных заявок ф.0531020, той, которая была представлена на тендер и , потому, - стала основополагающим документом для заключения данного контракта. Список предоставляется после набора реквизитов заголовочной части подтверждающей заявки (которая сейчас описывается).

В качестве «основания» при вводе указывается «Контракт» или «Договор» № и его дата и «Заявка на резервирование Уточненного плана по брони» № и его дата (форма 0531020) в поле «Цель» указываются конкретный вид товаров или услуг. В процессе ввода необходимо вводить только одну строку по бюджетной классификации, которая была введена в неподтвержденной «Заявке …» ф.0531020.

Ввод бронируемых сумм уточненного плана под контракт или договор допускается по всем кварталам, начиная с номера квартала, соответствующего Дате Учета этой заявки, т.е. текущего календарного квартала. Таким образом, можно будет вводить информацию по текущему и будущим кварталам года. Нельзя будет вводить суммы по прошедшим кварталам рабочего года.

Пользователь должен указать годовую и поквартальную разбивку ассигнований из бюджета, согласованных на тендере и утвержденных в условиях контракта или договора в соответствие с договорной суммой оплаты товаров или услуг. Но эта сумма должна быть в пределах зарезервированных средств Уточненного плана для текущего и последующих кварталов, указанных в неподтвержденной «Заявки на резервирование Уточненного плана». В противном случае, программный контроль заблокирует ввод информации по этой заявке.

Код формы документа – 0531021.

Дата документа – по усмотрению пользователя, но не раньше даты контракта или договора.

Дата учета – вводится по усмотрению пользователя, но целесообразно по дате ввода заявления.

Заключительные обороты – формируются программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Род операции: «Стандарт» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо), «Отмена» (со знаком «-» вводить при отмене контракта), «Сторно» (с противоположным знаком исправляемой/сторнируемой операции).

Дополнительные указания - «ПоБрони».

Форма оплаты - «БезНал».

Характер учета - «Подтверждено».

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании ранее введенной, сохраненных в БД и выбранной из списка неподтвержденных заявок ф.0531020 для годовой и по-квартальных сумм резервирования средств уточненного плана для участия в тендере.

Внимание! 1.До начала ввода сумм бронирования уточненного плана по контракту за счет источника:, «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. сходами НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник фин.» соответствующий каждому из них - одноименный источник. В противном случае Вы используете ресурсы «БюджетСомони».

2. Значения признаков строки «Форма опл.»= «БезНал» и «Доп.Указ»= «ПоБрони» формируются программой автоматически и не могут быть изменены пользователем на другие свойства.

Ввод «Заказа на Кредит по Брони»

Документ предназначается для регистрации суммы оплаты по контракту (или договору), заключенного в условиях тендера в «Агентство по закупкам» только на основании подтвержденной «Заявки ….» Ф.0531021.

Вводимый документ – постоянного хранения, однострочный, с датой учета.

При приеме заявки от клиента пользователь должен:

· проверить наличие бухгалтерского документа «Налоговый счет-фактура» должным образом заполненного и оформленного;

· проанализировать условия контракта или договора на предмет того, насколько своевременно и в каком объеме должна быть произведена оплата;

· если выделение кредита связано обязательством оплаты выполненных работ, тогда к заказу должен быть приложен один экземпляр подлинника «Акта приема-передачи выполненных работ», подписанного и заверенного печатями руководителей обеих сторон.

Процедура ввода «Заявления на кредит по брони» сопровождается необходимостью выбора пользователем (в кадре ввода по данному лицевому счету клиента) из списка подтвержденных заявок ф.0531021 ту, по которой забронирован годовой размер оплаты по данному контракту. Список предоставляется после набора реквизитов заголовочной части «Заказа на кредит по брони» ( которая сейчас описывается).

В поле «Основание» при вводе указывается «Контракт» или «Договор» № и его дата и подтвержденная «Заявка на бронирование Уточненного плана», № и его дата (ф. 0531021).

В поле «Цель» указываются назначение платежа, его состояние (аванс, полный расчет и т.п.) и расчетный период оплаты. В процессе ввода необходимо вводить только одну строку по бюджетной классификации, которая была введена в подтвержденной «Заявке …» ф.0531021.

Ввод суммы выплаты по контракту за счет брони уточненного плана допускается только в том квартале, который соответствует дате учета, т. е. текущего календарного квартала.

Пользователь должен указать годовую и квартальную сумму в пределах забронированных средств Уточненного плана (нарастающим итогом) по состоянию на дату учета для текущего и предшествующих ему кварталов, указанных в подтвержденной «Заявке на бронирование Уточненного плана» ф. 0531021.

Код формы документа – 0531022.

Дата документа – по усмотрению пользователя, но не позже текущей даты.

Дата учета – вводится по усмотрению пользователя, но она не должна быть более ранней, чем текущая дата.

Заключительные обороты – формируются программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Дополнительные указания - «ПоБрони».

Форма оплаты - «БезНал».

Характер учета - «Подтверждено».

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании ранее введенной, сохраненных в БД и выбранной из списка подтвержденной заявки ф.0531021 и ранее введенных и освоенных сумм по «Заказу на кредит без брони» ф.0531022 (описываемую сейчас).

Внимание! 1.До начала ввода сумм запрашиваемого кредита по контракту по брони уточненного плана за счет источника: «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет», «Вклад Правительства по к/вл», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник фин.» соответствующий каждому из них - одноименный источник. В противном случае Вы используете ресурсы бюджета и не увидите на вводе сумм по бюджетной классификации соответствующие ресурсы дополнительно выделенных источников.

Ввод «Заказа на финансирование Без Брони»

Документ предназначается для регистрации заявок на финансирование по закрепленным или закрытым статьям финансирования, не требующим проведения тендера.

Вводимый документ – постоянного хранения, многострочный, с датой учета.

При приеме заказа от клиента пользователь должен проверить:

· своевременность предъявления заявки (не ранее чем за 3 банковских дня до утвержденного срока выплаты з/п;

· правильность расчета итоговой суммы, причитающейся к выдаче «на руки» в бухгалтерском документе № «Ведомость начисления …» по начислению з/п или др. пособий, если предполагается выплата ФЗП или пособий и правильность его заполнения и оформления;

· расчета командировочных расходов правильность их оформления;

· правильность оформления (оплаченных за наличные) товарных, кассовых чеков, расходных кассовых ордеров учреждения, квитанций, а также - в каком объеме должна быть произведена оплата, по нормативам оплаты наличными за товары и услуги;

Ввод осуществляется в течение всего финансового года, в том числе и в новом календарном году в период заключительных оборотов. Но рекомендуется его вводить не ранее, чем за 3-5 банковских дней до наступления срока выплаты.

В поле «Основание» при вводе указывается: «Акт выполненных работ», «Счет-фактура на поставку товаров», «Платежная ведомость начисления з/п» или «Расчет на командировочные» или «Товарный чек» (и др. бух.документы учета), № и дата документа,, а также: за какой расчетный период и какому предприятию (поставщику, подрядчику) предназначается выплата.

В поле «Цель» указываются конкретное назначение и состояние (%аванса, задолженность и т.п.) выплаты.

Ввод заказываемой суммы кредита без бронирования уточненного плана допускается в графе «Год» и в графе того квартала, который соответствуют Дате Учета этого документа, но блокируется по другим кварталам.

Пользователь должен указать сумму оплаты товаров или услуг, но в пределах остатка уточненной сметы по введенному коду бюджетной классификации.

Код формы документа – 0531023.

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – вводится по усмотрению пользователя, но не раньше текущей календарной даты.

Заключительные обороты – формируется программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Дополнительные указания - «БезБрони».

Форма оплаты - «БезНал» или «Налич.»

Характер учета - «Подтверждено».

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании остатка уточненного плана и ранее введенных и сохраненных в БД все заявок ф.0531020, ф.0531021 и заказов на финансирование без брони (описываемого сейчас документа).

Внимание! 1.До начала ввода сумм бронирования уточненного плана по контракту за счет резервного фонда или свободного остатка прошлого года или превышения доходов над расходами НЕ ЗАБУДЬТЕ выбрать из списка «Источник фин.» соответствующий каждому из них - одноименный источник. В противном случае Вы используете ресурсы бюджета.

2. Значение признака строки «Доп.Указ»= «БезБрони» формируются программой автоматически и не могут быть изменены пользователем на другое свойство.

Подготовка информации для «Распоряжение на финансирование»

Как такового, входного первичного документа «Распоряжения на финансирование», подготавливаемого специалистами фин.органа, не существует. В подсистеме «Исполнение расходов» этот документ формируется программно:

· поэтому является выходным;

· относится к категории документов первичного учета;

· имеет статус «директивного» (распорядительного) документа

· имеет два способа представления: «Сводного финансового распоряжения» и «Финансового распоряжения по лицевому счету клиента»;

· для обоих способов представления код формы один и тот же «0531041», но специфика их формирования и уровень консолидации информации - разные.

Подготовка входной информации для формирования «Распоряжения на финансирование» осуществляется в несколько этапов:

I.Вечером, Уполномоченным пользователем из категории руководителей фин.органа Казначейства:

1.1. запускает программу расчета и формирования файла «Остатки невыполненных заказов на кредитование как по брони, так и без брони» (на основе обработки форм 0531022 и 0531023);

2.Только после формирования файла «Остатки невыполненных заказов на кредитование как по брони, так и без брони» пользователи из категории ответственных исполнителей должны:

2.1.войти в кадр «Реестр финансовых распоряжений», использовав в меню режим «Добавить»;

2.2.увидеть кадр ввода с суммами задолженностей по курируемым лицевым счетам клиентов и сумму, предназначенную для распределения всех кредитов;

2.3.только после этого:

2.3.1. ввести в поле «Цель» назначение кредитов по курируемым ими лицевым счетам клиентов и кодам бюджетной классификации расходов, состояние (аванс, окончательный расчет и т.п.) и срок оплаты.

3. Руководитель

3.1.распечатывает «Справку об остатках неудовлетворенных заказов на финансирование расходов» и передает ее первому руководителю ФинОргана для оценки ситуации на следующий день

1.2. Справка передается первому руководителю для оценки ситуации по задолженностям

4. Первый руководитель:

4.1. в этой справке делает пометки от руки с рекомендациями о приоритетных выплатах и % их финансирования на следующий день;

42. снимает ксерокопию со справки и отдает ее уполномоченному руководителю. Подлинник остается у первого руководителя.

II.Подготовка утром информации Уполномоченным пользователем из категории руководителей фин.органа Казначейства:

1.3. на основании выписки по банковскому счету Казначейства руководитель вводит сумму лимита для кредитования счетов клиентов;

1.4. после этого руководитель запускает программу расчета и формирования файла «Остатки невыполненных заказов на кредитование как по брони, так и без брони» (на основе обработки форм 0531022 и 0531023);

1.5. оповещает пользователей подсистемы «Исполнение расходов» о завершении начального этапа операционного дня Казначейства.

2.1.войти в кадр «Реестр финансовых распоряжений», использовав в меню режим «Добавить»;

2.3.только после этого:

2.3.2.в поле «Род операции» по умолчанию указано «Стандарт», но при необходимости пользователь может выбрать «Отменить», «Возврат», «Депонирование»;

2.4. ОтветИсполнитель должен оценить ситуацию по кредитованию: достаточно или нет выделено средств для кредитования в этот день и хватает ли их для всех претендентов на кредитование выделенных бюджетом средств:

2.4.1.хватает, то заполнить в кадре ввода графу «Выделено» сумму, указанную в графе «Задолженность» (можно ее скопировать, установив на ней курсор и выделив им всю сумму, нажать [ Ctrl ] [C ], затем курсор перевести на графу «Выделено» и нажать [ Ctrl ] [V ]);

2.4.2.НЕ хватает, то ввести в полном размере или часть требуемой суммы кредитов в графе «Выделено» только для кодов бюджетной классификации расходов тех клиентов, где ситуация, с точки пользователя, является критической по срокам или социальной значимости выплаты;

2.4.3.завершает свои действия ОтветИсполнитель, закрывая окно кадра кнопкой < X > в правом верхнем углу окна-кадра.

3.Уполномоченный Руководитель фин.органа

3.1. Входит в кадр «Реестр финансовых распоряжений», устанавливает курсор на любой строке в одной из первых трех граф и щелчком 1р.Þ открывает меню операций с документами, выбирает строку «Добавить» и щелкает по ней 1р.Ü, появляется кадр с перечнем организаций и остатками неудовлетворенных заказов на финансирование расходов;

3.1.просматривает кадр ввода с суммами задолженностей по курируемым лицевым счетам клиентов, 3.2.анализирует:

· размер дефицита (если таковой образовался) выделенных для кредитования бюджетных средств;

· целесообразность и актуальность подлежащих выплат по комментариям в графе «Цель» и «Форма оплаты»;

· рекомендации первого руководителя по порядку выделяемых кредитов по ксерокопии «Справки об остатках неудовлетворенных заказов на финансирование расходов», полученной прошлым вечером от первого руководителя;

3.3.принимает решение (даже если дефицита нет) о размере выделяемого кредита по строке, указывающей: лицевой счет клиента, код бюджетной классификации и форму оплаты;

3.4.осуществляет окончательное распределение суммы выделяемых кредитов по строке;

3.5.распечатывает выходной директивный документ ф. 0531041 «Сводное финансовое распоряжение»;

3.6.несет ф. 0531041 «Сводное финансовое распоряжение»на согласование и подпись к первому руководителю фин.органа;

4. Первый руководитель:

4.1. сверяет свои рекомендации, зафиксированные в подлиннике «Справки об остатках неудовлетворенных заказов на финансирование расходов» с распечаткой «Сводного финансового распоряжения»;

4.2. принимает решение об утверждении сумм кредитования или их правке

5.Уполномоченный руководитель

5.1.если первый руководитель внес поправки в распределение кредитов должен провести работу , описанную выше в части II с пункта 3.4

5.2.если первый руководитель документ - распечатку «Сводное финансовое распоряжение» одобрил и подписал, тогда запускается режим «Подтверждения и сохранения распоряжения», который подтверждает правомочность и действенность этого документа (как это делать - будет описано в отдельной инструкции) и автоматически запускает программы формирования следующих выходных документов:

§ персонифицированное «Финансовое распоряжение» ф. 0531041;

§ «Финансовое разрешение» ф.0403000;

§ «Бюджетное поручение» ф.0403001.

Программный контроль не допустит, чтобы выделяемые суммы кредитов превышали суммы остатка невыполненного заказа (подсвечивается для каждой строки ввода) и всей суммы, выделенной для финансирования в текущем операционном дне Казначейства.

В «Сводном финансовом распоряжении» представлен перечень всех клиентов- получателей кредитов, их размеры и формы оплаты в разрезе лицевых счетов клиентов и кодов бюджетной классификации расходов.

В результате подтверждения действенности «Сводного финансового распоряжения» в подсистеме будет автоматически сформирован следующий (2-ой способ представления распоряжения на финансирование) - персонифицированный вид «Финансовое распоряжение». Этот выходной документ также имеет статус «директивный» (разрешающего свойства) и представляет собой только фрагмент информации из «Сводного финансового распоряжения», а именно, - выборку по лицевому счету клиента-получателя кредитов. Содержание «Финансового распоряжения» дополнено информацией об «Источнике финансирования», «Роде операции», «Дополнительных указаний» по кредитам относительно каждого кода бюджетной классификации (по которому данному клиенту выделен кредит). Пользователь узнает о появлении «Финансового распоряжения», просматривая кадр «Реестр финансовых распоряжений». Эти документы имеют дату документа и дату учета, равным календарной даты операционного дня Казначейства и, как правило, находятся верхних строках реестра.

Параллельно с созданием «Финансового распоряжения», и в зависимости от статуса клиента, подсистема автоматически формирует один («Финансовое разрешение») или два

электронных документов первичного учета:«Финансовое разрешение» и «Бюджетное поручение»..

Если клиент получает кредиты напрямую со счета Казначейства, то формируется только один документ «Финансовое разрешение» на зачисление кредита на счет клиента.

Если клиент получает кредиты НЕ напрямую со счета Казначейства, а транзитом - через вышестоящую организацию - то формируется документ «Финансовое разрешение», в котором одновременно фиксируются проводки на зачисление и списание суммы кредита с лицевого счета вышестоящей организации клиента, запросившего кредит. Кроме «Финансового разрешения», автоматически создается второй документ «Бюджетное поручение». В нем отражается проводка на зачисление кредита на лицевой счет клиента, запросившего кредит.

Документы ф. 0531041 предназначается для регистрации распоряжения на выделяемые суммы кредитов по заказам на финансирование без брони» ф.0531023 и Заказа на кредиты за счет брони уточненного плана» ф.0531022.

Документы ф.ф. 0403000 и 0403001 отражают проводки на зачисление и списание(при транзите) выделенных кредитов на лицевые счета клиентов Казначейства

Все описанные здесь выходные документы, кроме «Сводного финансового распоряжения», – постоянного хранения, многострочные, с датами документа и учета, формируемыми автоматически и равными календарной дате ввода .

Ввод сумм выделяемых кредитов осуществляется в течение всего финансового года, в том числе и в новом календарном году в период заключительных оборотов при наличии остатков невыполненных заказов на кредит. При наличии дефицита бюджетных средств на едином Казначейском счете рекомендуется выделять кредиты, не ранее чем за 1-3 банковских дня до наступления срока выплаты.

Ввод «Внутреннего мемориального ордера»

Как такового официально утвержденной формы входного первичного документа «Внутреннего мемориального ордера», подготавливаемого специалистами фин.органа, не существует.

В подсистеме «Исполнение расходов» он применяется в исключительных случаях, как правило, на базе уже свершенных операций до начала периода внедрения или опытной эксплуатации.

Этот документ выполняет функции передвижки ранее выделенных кредитов по конкретному лицевому счета клиента (конечного получателя кредита), но - в условиях ручной обработки информации - использованных для оплаты расходов по другой статье расходов (Бюджетной экономической классификации). В результате чего возникла ситуация «перефинансирование», т.е. кредитов нет, а расходы произведены. Чтобы частично и временно исправить эту ситуации следует воспользоваться документом «Внутреннего мемориального ордера» и списать выделенные кредиты с профинансированной статье затрат (условно назовем ее –А) на статью (условно назовем ее –Б), по которой фактически проведены выплаты, но при условии:

· одинаковых значений полей «Источник финансирования», «Форма оплаты», «Дополнительные указания», «Род операции» по одному и тому же клиенту, его лицевому счету, виду бюджета, кодов бюджетной классификации за исключением – экономической;

· дата документа «Внутреннего мемориального ордера» больше или равна дате документа выделенного кредита по «Финансовому разрешению», «Бюджетному поручению», но меньше или равна дате документа по которому прошла непрокредитованная оплата расхода;

· дата учета «Внутреннего мемориального ордера» больше или равна дате учета выделенного кредита по «Финансовому разрешению», «Бюджетному поручению», но меньше или равна дате документа и, соответственно, дате учета по которому прошла непрокредитованная оплата расхода;

· при ближайшей возможности прокредитовать статью расходов по несанкционированной оплате расходов (возможно для этого необходимо будет внести изменения по смете расходов на увеличение ассигнований по уже оплаченной статье расходов);

· на основании вышеуказанной операции с помощью «Внутреннего мемориального ордера» осуществить возврат кредитных ресурсов на статью, по которой было произведено заимствование. Для этого надо списать прежнее значение суммы заимствования с той же статьи «А» на статью «Б», но указав суммы со знаком « - » и «Род операции» равным «возврат» или «отмена».

Если, в условиях промышленной эксплуатации функционирования подсистемы «Исполнение расходов, возникнет необходимость срочно перебросить кредитные ресурсы на другую статью расходов, тогда для этого требуется Особый Приказ руководителя фин.органа. Ответственность за проведение этой "некорректной" операции несут специалисты фин.органа, давшие письменное указание о необходимости ее выполнения.

Ввод списываемой суммы кредита допускается в квартале соответствующего дате учета и блокируется по другим кварталам.

Пользователь должен указать сумму заимствования кредита в пределах остатка неиспользованных выделенных кредитов по введенному коду бюджетной классификации.

Код формы документа – 0403021.

Дата документа – по усмотрению пользователя, но в пределах «рабочего» года.

Дата учета – вводится по усмотрению пользователя, но в пределах «рабочего» года.

Заключительные обороты – формируется программно.

Масштаб ед. изм. - по усмотрению пользователя.

Источник финансирования: «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «ВалютныйБюджет»,. «Вклад Правительства по к/вл», «Кредиты внутренние», «Кредиты внешние», «Гранты» и т.д. Род операции: «Передвижка» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо), «Отмена» или «Возврат» (со знаком «-» вводить при возврате позаимствованного кредита), «Сторно» (с противоположным знаком исправляемой/сторнируемой операции).

Дополнительные указания - «БезБрони» или «ПоБрони».

Форма оплаты - «БезНал» или «Налич.»

Характер учета - «Подтверждено».

Внимание! Операции по этому документу должны находится под особым контролем.

Ввод «Оплаты по безналичным расчетам»

Оплата по безналичным расчетам осуществляется по платежным поручениям, а списание кассовых расходов со счета Казначейства производится Мемориальными ордерами банка или Казначейства или Инкассовыми поручениями правомочных органов.

Платежные поручениям готовят и должным образом оформляют клиенты Казначейства. При этом, куратор должен потребовать от клиента и бухгалтерские документы, являющиеся основанием для оплаты (счет-фактура, акт выполненных работ, договор аренды и т.п.).

Списание кассовых расходов по «Мемориальному ордеру банка» или «Инкассового поручения» осуществляется, как правило, на основании выписки банка. Эти документы являются ее приложениями.

Списание кассовых расходов по «Мемориальному ордеру Казначейства» выполняется по документу, оформленному в Казначейства для внутренних операций.

При вводе любого из указанных выше документов необходимо:

· в списке поля «Документ» выбрать имя вводимого документа;

· ввести номер и дату документа;

· дата учета не вводится, т.к. при вводе является заблокированной для заполнения;

· в поле «Платит» ввести ключевое слово из названия клиента, финансируемого из бюджета (в классификаторе из поля с полным названием) и из списка выбрать необходимое;

· в поле «Получит» ввести ключевое слово получателя средств (в их числе могут быть коммерческие структуры, банки, а также клиенты Казначейства и оно само) из названия клиента (в классификаторе из поля с полным названием) и из списка выбрать необходимое. Если в классификаторе такого корреспондента нет, тогда можно:

· указать абстрактного корреспондента «ПредприятиеХ» и нажать <Enter>

· вместо его счета «44444444» ввести реальный счет клиента и нажать <Enter>

· ввести код МФО реального банка получателя и нажать <Enter>.

В результате последних действий в поле «Основание» автоматически скопируются введенные реквизиты название банка и номер счета. Пользователю следует в это поле добавить название корреспондента – получателя средств и другие необходимые сведения: название бухгалтерского документа-основания для оплаты, его номер и дату.

После этого вводится только одна строка по коду бюджетной классификации расходов. Но для нее необходимо указать «Источник финансирования», «Дополнительные указания» и «Род операции». В поле «Назначение» вводится текст назначения, условия и специфика выплаты.

Ввод списываемой суммы расхода обязателен в графе «Год» и в одном из кварталов, соответствующего дате документа и блокируется по другим кварталам.

Пользователь должен указать сумму безналичного перечисления в пределах остатка неиспользованных выделенных кредитов по введенному коду бюджетной классификации.

Код формы документа – одна из списка (0401001 – 0401009).

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – не вводится в кадре ввода документа.

Заключительные обороты – формируется программно.

Масштаб ед. изм. - единицы.

Дополнительные указания - «БезБрони» или «ПоБрони».

Форма оплаты - «БезНал».

Характер учета - «НеПодтверждено».

В процессе ввода осуществляются функции контроля на основании остатка выделенных кредитов и их передвижки (по описываемому сейчас документу) за минусом направленных на расходы, оплата которых как прошла по банку, так еще и не подтверждена выпиской банка. Документы для программного контроля выбираются из БД за период с начала года по текущую календарную дату включительно.

Внимание! Контроль осуществляется в рамках документов по безналичной формы оплаты и по признакам, указанным пользователе по «Источнику финансирования», «Дополнительным указаниям».

Ввод «Оплаты по наличным расчетам»

Оплата по наличным расчетам осуществляется по банковским чекам, а списание кассовых расходов со счета Казначейства производится Кассовым расходным ордером банка.

Чеки готовят и должным образом оформляют клиенты Казначейства. При этом куратор должен потребовать от клиента бухгалтерские документы, являющиеся основанием для оплаты «Доверенность», «Счет-фактуру», «Расчет командировочных» или «Авансовый отчет по командировке».

Списание кассовых расходов по «Кассовому расходному ордеру банка» осуществляется, как правило, на основании выписки банка. Этот вид документов являются ее приложениями.

При вводе любого из указанных выше документов необходимо:

¨ в списке поля «Документ» выбрать имя вводимого документа;

¨ ввести (для чека –серию) номер и дату документа;

¨ дата учета не вводится, она будет введена в «Реестре документов …» после получения Выписки банка;

¨ в поле «Берет» ввести ключевое слово из названия клиента (в классификаторе из поля с полным названием), финансируемого из бюджета. Из списка названий корреспондентов, имеющих такой набор символов - выбрать необходимое, нажать <Enter> или щелкнуть 2р Ü;

¨ в поле «Банк» ввести ключевое слово «касса» и из списка выбрать «Касса наличности НацБанке в Национальной валюте» и нажать <Enter>.

В поле «Основание» ввести необходимые сведения: название бухгалтерского документа-основания для оплаты, его номер и дату.

После этого можно вводить несколько строк. По каждой строке необходимо указать:

Код бюджетной классификации расходов

¨ «Источник финансирования»;

¨ «Род операции».

Поля «Форма оплаты» и «Доп.указания» имеют строго фиксированные значения и заблокированы от изменения.

В поле «Назначение» вводится текст назначения, за какой период и специфика выплаты. После завершения ввода НЕ НАДО нажимать <Enter>, Надо курсор поставить на следующую нижнюю строку на первое поле слева.

Ввод списываемой суммы расхода допускается в квартале соответствующего дате документа и блокируется по другим кварталам.

Пользователь должен указать сумму оплаты в пределах остатка неиспользованных выделенных кредитов по введенному коду бюджетной классификации.

Код формы документа – одна из списка (0402011 – 0402019).

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета – не вводится в кадре ввода документа.

Заключительные обороты – формируется программно.

Масштаб ед. изм. - единицы.

Источник финансирования: «Бюджет», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «Превышение доходов над расходами».

Дополнительные указания - «БезБрони».

Форма оплаты - «Налич».

Характер учета - «НеПодтверждено».

Внимание! Контроль осуществляется в рамках документов по наличной формы оплаты и по признакам, указанным пользователе по «Источнику финансирования», «Дополнительным указаниям».

Ввод «Объявление (квитанции) на взнос наличных»

По этому документу фиксируется факт депонирования денежных средств, полученных по банковскому чеку, но неизрасходованных и сданных на хранения до восстребования в банк. Кроме того, банк может по «Приходному кассовому ордеру» зачислить неиспользованные наличные средства на счет Казначейства

«Объявления на взнос наличных» готовят и должным образом оформляют клиенты Казначейства. «Приходный кассовый ордер» формируется банком. Об этих операциях в Казначействе узнают из выписки банка и ее приложений.

При вводе любого из указанных выше документов необходимо:

¨ в списке поля «Документ» выбрать имя вводимого документа;

¨ ввести номер и дату документа;

¨ дата учета вводится равной дате выписки банка;

¨ в поле «Плательщик» ввести ключевое слово из названия клиента (в классификаторе из поля с полным названием) и из списка выбрать необходимое;

¨ в поле «Банк» ввести ключевое слово «касса» и из списка выбрать «Касса наличности в национальной валюте» и нажать <Enter>.

В поле «Основание» ввести причину депонирования. После этого можно вводить несколько строк, для каждой - по коду бюджетной классификации расходов. По каждой строке необходимо указать «Источник финансирования», «Род операции». Поля «Форма оплаты» и «Доп.указания» имеют строго фиксированные значения и заблокированы от изменения. В поле «Назначение» вводится текст назначения, за какой период и специфика выплаты.

Ввод депонируемой суммы расхода допускается в квартале соответствующего дате учета и блокируется по другим кварталам.

Пользователь должен указать сумму выданных на оплату, но неиспользованных и возвращенных в банк наличных средств по введенному коду бюджетной классификации.

Код формы документа – одна из списка (0402021 – 0402029).

Дата документа – по усмотрению пользователя.

Дата учета –вводится в кадре ввода документа по дате выписки банка.

Заключительные обороты – формируется программно.

Масштаб ед. изм. - единицы.

Источник финансирования: «БюджетСомони», «Резервный Фонд», «Свободные остатки прошлого года», «Валютный бюджет», «Гранты», «Внешние кредиты» «Внутренние кредиты».

Род операции: «Депонировано» (суммы положительные, но знак «+» вводить не надо), «Отмена» или «Возврат» (со знаком «+» вводить при возврате банком выданных, но неиспользованных наличных средств), «Сторно» (с противоположным знаком исправляемой/сторнируемой операции).

Дополнительные указания - «БезБрони».

Форма оплаты - «Налич».

Характер учета - «Подтверждено».

Внимание! Контроль сумм Не осуществляется.

Ввод «Закрытие остатка Л.счета клиента на Конец года” (заключительными оборотами после годового заключения счетов)

Ввод предназначается для проводки закрываемой суммы остатка в период заключительных оборотов года. Эта операция является финальной процедурой года и называется “годовое заключение счетов”.

Решение о целесообразности оставлять клиенту лимитированный остаток неиспользованный им на расходы выделенные кредитные ресурсы принимает руководство ФинОргана и Казначейства (например при депонировании сумм Фонда Заработной платы, Пенсий, Пособий или при оплате контракта в первых числах января или если кредитование было выделено за счет источников финансирования, неравного «Бюджет» или «Спонсор». Поэтому размер закрываемого остатка меньше или равен остатку неиспользованных кредитных ресурсов за отчетный год.

Документ многострочный.

Ввод осуществляется в финале финансового года. Дата учета постоянная, формируется программно

со значение 31 декабря «рабочего» года. Дата документа вводится пользователем, но должна быть указана с датой января нового календарного года. Признак «заключительные обороты» формируется автоматически.

Ввод списываемой суммы расхода допускается в 4 квартале и блокируется по другим кварталам.

Код формы документа – 0403098.

Дата документа – по усмотрению пользователя, но должна быть указана с датой января нового календарного года.

Дата учета – 31 декабря формируется автоматически.

Заключительные обороты – Да.

Масштаб ед. изм. - единицы.

Дополнительные указания - «Любая».

Форма оплаты - «Любая».

Характер учета - «Подтверждено».