Ввод Документов первичного финансового и бухгалтерского учета

Автоматизированная Система «Казначейство» Республики

Подсистема «Исполнение Расходов»

Руководство пользователя

Технологический процесс

2000 год

Глава 1. Технологический процесс ввода и обработки информации в финансовом органе

Каждый пользователь вправе сам определять очереность выполнения своих автоматизированных функций. Тем не менее, существует общая и обязательная для всех пользователей технологическая последовательность операций при работе с Системой.

§ 1. Этап I “ Подготовка к работе в новом финансовом году”

1.Руководство фин.органа должно решить и утвердить приказами и должностными инструкциями: распределение функций между Департаментами, Управлениями, Отделами и их руководителями;

· права доступа к БД и меру ответственности типов пользователей Системы;

· определить круг лиц, имеющих доступ к закрытой информации и оформить, полагающиеся в таких случаях, документы;

· сообщить об изменении структуры бюджетной классификации.

2.При участии всех сотрудником фин.органа, должна быть полностью завершена работа над созданием в Системе базы НСИ пользователей (НормативноСправочнаяИнформация). НСИ включает:

· справочник банков;

· классификатор корреспондентов (клиентов) Казначейства;

· Бюджетной классификации расходов;

· справочник первичных документов учета.

3. На основании приказов руководства финоргана, должностных инструкций пользователей начальники отделов должны представить Администратору Системы следующие сведения:

· список ответ.исполнителей (Ф.И.О., должность, табельный номер);

· реестр клиентов (Полное и краткое наименование, ИНН, ОКПО, N лицевого счета и назначение счета, юридический адрес и его код АТЕ);

· список кодов бюджетной классификации расходов (Функциональной, административной и экономической) и Ф.И.О. ответ.исполнителей, курирующих этот код.

Все указанные сведения могут быть представлены начальником отдела в одной таблице

N п/п	Краткое Название клиента и назначение его Лицевого счета	Название клиента полное	N п/п из грф. 1 от кого и с какого № Л.счета непосредственно получает кредиты	№ Л.счета и код МФО банка	Код Функц. бюджет. класс.	Код Экон. бюджет класс.	Адрес и его Код АТЕ	Ф.И.О ответ. Исполнителя и Табельный номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Казна-кредитование	Центральное Казначейство-Кредиты	-		все	все	г. Душанбе 35010000	-
2	МинЮст-центр.аппарат	МинЮстиции	1			Все кроме 4.1.1.	г. Душанбе 35010000	Иванова Светлана Павловна, № 124
3	МинЮст-распредСчет	МинЮстиции	1			Все кроме 4.1.1.	г. Душанбе 35010000	Петрова Анна Ивановна № 54
4	Обл.Упр.Юст. Кургантюбе	Обл.Управление Юстиции Кургантюбе	3			Все кроме 4.1.1.	г. Курган 35020000	Петрова Анна Ивановна № 54

4. Администратор Системы на основе информации см. пунктов1 и 3 осуществляет настройку:

· структуры кодов бюджетной классификации в случае ее изменения;

· меню работ АРМа для каждого пользователя Системы;

· прав доступа к БД для каждого пользователя Системы.

5. После завершения работ по пунктам с 1 по 4 можно начать формирование БД для нового финансового года. Ответ.исполнители (каждый из своего АРМа) вводят первичные учетные документы по состоянию их учета на 1 января финансового рабочего года:

5.1.Остатки неиспользованных кредитных средств прошедшего финансового года в разрезе организаций, кодов бюджетной классификации, форм выплаты, источников финансирования, дополнительных указаний и рода операции (пояснения см. в описании III этапа);

5.2.Сметы расходов для текущего/ нового финансового года в разрезе организаций, кодов бюджетной классификации, источников финансирования, рода операции;

§ 2. Этап II «Операции Текущего Операционного Дня»

1.Ответ.исполнители-бюджетники, при необходимости, вносят изменения к Сметам расходов;

2.Ответ.Исполнители-кураторы на основе полученных бланков “Приказоов Министра финансов” проверяют полноту и правильность разноски изменений к смете расходов клиента.

3.Ответ.исполнители-кураторы принимают Заявки (0531021) от клиентов Казначейства для участия в тендерах и вводят в Систему с целью:

· контроля правомерности и достаточности средств (годовое и по-квартальное распределение) для исполнения финансовых обязательств бюджетом;

· регистрации заявок;

· бронирования свободных средств Уточненного плана (годовое и по-квартальное распределение) по Смете расходов организации по статье бюджетной классификации под суммы (годовое и по-квартальное распределение), выделенные для участия в тендере;

4. Ответ.исполнители принимают Заявки (0531022) от клиентов Казначейства после участия в тендерах и вводят в Систему с целью:

· контроля непревышения размера и соответствия формы оплаты и источника финансирования суммы, выделенной из бюджета для участия в тендере;

· регистрации заявок на бронирование средств под заключенные контракты;

· бронирования свободных средств Уточненного плана (годовое и по-квартальное распределение) по Смете расходов организации по статье бюджетной классификации под суммы контракта (годовая и по-квартальное ее распределение);

5. Ответ.Исполнители принимают Заказы на кредитование отдельно:

· По Брони Уточненного Плана (0531023);

· Без Брони Уточненного Плана (0531020) для кредитования закрепленных статей расходов

и при следующих условиях:

· только по мере возникновения необходимости выполнения финансовых обязательств бюджетом;

· не ранее чем за 3 рабочих дня до наступления срока выплаты;

· только при наличии бухгалтерских документов-оснований для выплаты (ведомости начисления ФЗП или пенсий, пособий, налоговых счетов-фактур, расчетов на командировочные и т.п.);

· при отсутствии неиспользованных сумм кредитования на лицевом счете клиента в Казначействе.

6.Ответ.Исполнители “Отдела координации расходов” утром осуществляют прием по электронной почте финальной выписки НацБанка по Единому Казначейскому Счету и забирают из Нацбанка приложения к этой выписке. Сразу же проверяют полноту документов-приложений и их соответствие выписке банка. После проверки начальник “Отдел координации расходов” сообщает руководству фин.органа сумму остатка по выписке банка и сумму оборотов по Кредиту и по Дебету счета, неподтвержденных документами-приложениями выписки.

7. Все платежные документы по безналичной или по наличной форме оплаты, непрошедшие контроль в банке или отозванные Казначейством удаляются из базы данных системы ответ.исполнителями “Отдела координации расходов” на основании выписки по Единому Казначейскому счету и прилагаемых к ним экземпляров документов, не принятых к проводке НацБанком. Ответ.Исполнители –кураторы должны получить экземпляры документов, не принятых к проводке НацБанком и провести дополнительный контроль их наличия или отсутствия в “Реестре документов по безналичной форме оплаты”, “Реестре документов по наличной форме оплаты”.

8.На основании финальной выписки Нацбанка и документов-приложений к ней, ответ.исполнителями “Отдела координации расходов” осуществляется ввод даты учета равной дате выписки банка по всем докуметам, указанным в выписке банка. Ввод даты учета производится в одноименной графе (поле) в каждом из окон: “Реестре документов по безналичной форме оплаты”, “Реестре документов по наличной форме оплаты”.

9.Руководители фин.органа делают распечатку “Справки остатков невыполненных заказов на кредитование” и принимают решение о размере суммы, предназначенной для кредитования в текущем ОперДне.

10.Ответ.Исполнители вводят запрашиваемые суммы кредитования и комментарии по их назначению только после ввода руководителем фин.органа в подсистему суммы, выделенной из бюджета для кредитования и выполнения им же расчетов остатков невыполненных Заказов на кредитование (0531020 и 0531023).

11.Ответ.Исполнители узнают о выделенных кредитах после подписания Министром финансов Сводного Распоряжения на кредитование (0531041) и формирования руководителем финоргана поручений на кредитование ГРК (0403000) и РК (0403001). В этой ситуации в реестре документов “ Распоряжение на финансирование” (0531041) и в реестре документов “Документы на кредитование” (Финансовое разрешение - 0401000 и Бюджетное поручение -0401001) появляются новые строки с датами документов, соответствующих дате текущего операционного дня Казначейства.

12. В особых случаях, по разрешению руководства финоргана, можно передвигать выделенные кредиты с одной бюджетной классификации расходов на другую по одному и тому же Л.счету клиента Казначейства с последующим их возвратом. Эта процедура “ в оба конца” выполняется с помощью Внутреннего мемориального ордера” Казначейства (0403021).

13. Оплата расходов возможна лишь при наличии выделенных и подтвержденных документов на кредитование ” (Финансовое разрешение - 0401000 и Бюджетное поручение -0401001), а также Внутреннего мемориального ордера” Казначейства (0403021). Расходы клиентов Казначейства оплачиваются в строгом соответствии с условиями выплаты:

· кодом бюджетной классификации;

· названием клиента и назначением его лицевого счета;

· формой оплаты (наличными или безналичными);

· дополнительными указаниями (ПоБрони или БезБрони –для закрепленных статей расходов);

· источниками финансирования (Респ.Бюджет, Резервный фонд, Свободный остаток прошлого года);

· цели оплаты;

· максимально допустимым размером оплаты.

Оплата по брони осуществляется только по безналичной форме любым из платежных документов (платежное поручение, мемориальный ордер банка, инкассовое поручение и т.д).

Оплата без брони осуществляется по закрепленным статьям расхода по безналичной и наличной формам расчета (банковский чек, расходный кассовый ордер банка). Чеки вводятся впервую очередь.

Ввод всех документов на оплату расходов клиента Казначейства осуществляет ответ.исполнитель-куратор.

Ввод документов и затем их брошюровка в пачки выполняются до определенного часа Операционного Дня Казначейства.

Время окончания ввода документов на оплату и их передачи в “Отдела координации расходов” ответ.исполнителям-контролерам устанавливается Приказом первых руководителей фин.органа.

14. Все документы на оплату и чеки передаются в “Отдела координации расходов”. Ответ.исполнители-контролеры осуществляют сверку правильности заполнения чеков и их соответствие данным в электронном “Реестре чеков”. В случае обнаружения несоответствия ответ.исполнитель-контролер сразу ставит об этом в известность ответ.исполнителя-куратора и, при необходимости, удаляет такой чек из базы данных и возвращает его куратору.

15. После благополучного завершения сверки чеков с электронным “Реестром чеков” этот реестр следует распечатать в 2-ух экземплярах и, приложив к ним чеки, подготовить для передачи в НацБанк. Пачки платежных документов по безналичным расчетам также должны быть подготовлены для передачи в НацБанк для их проводок.

16. В НацБанке оба экземпляра “Реестра чеков” должны быть оформлены подписями, датой и печатью специалиста НацБанка, принявшего чеки к оплате. Один экземпляр“Реестра чеков” после этой процедуры забирает специалист “Отдела координации расходов” Казначейства и по возвращении в Казначейство брошюрует его в папку с таким же названием.

17.Возврат денежной наличности в кассу банка осуществляется ответ.исполнителями “Отдела координации расходов” на основании выписки по Единому Казначейскому счету и прилагаемых к ней “Объявление/квитанция на взнос денежной наличности” или “Приходного кассового ордера банка”.

18. Все платежные документы по безналичной или по наличной форме оплаты, непрошедшие контроль в банке или отозванные Казначейством удаляются из базы данных системы ответ.исполнителями “Отдела координации расходов” на основании выписки по Единому Казначейскому счету и прилагаемых к ним экземпляров документов, не принятых к проводке НацБанком. Ответ.Исполнители –кураторы должны получить экземпляры документов, не принятых к проводке НацБанком и провести дополнительный контроль их наличия или отсутствия в “Реестре документов по безналичной форме оплаты”, “Реестре документов по наличной форме оплаты”.

19.Ответ.Исполнители-кураторы после получения выписки НацБанка из “Отдела координации расходов” могут провести контроль правильности разноски даты учета по платежным документам, просматривая их в каждом из окон: “Реестре документов по безналичной форме оплаты”, “Реестре документов по наличной форме оплаты”.

20. После завершения контроля Ответ.Исполнитель должен ввести сведения об оплате в электронные образы документов (в графе “Цель” или “Назначение”) Распоряжение на финансирование (0531041) на кредитование (0403000, 0403001), заказы на кредиты (0531020,0531023), заявку на бронирование средств под контракт (0531022).

21.Ответ.Исполнители и руководители всех типов могут приступить к анализу исполнения бюджета и формирования отчетов, создавая различные схемы запросов на содержание, структуру и объект изучения.

Примечание: формировать выходные данные регистров учета можно в любое время, но полната и актуальность достигаются после выполнения выполнения указанных операций всеми сотрудниками фин.органа каждого в своей области и в соответствии с должностными функциями.

§ 3 Этап III «Операции по Годовому заключению счетов»

Работы этапа - III осуществляется в январе нового кадендарного года в период заключительных оборотов завершающегося финансового года. Даты документов могут быть за последнюю декаду декабря или за январь нового года, но не должны превышать срок окончания заключительных оборотов года.

Срок окончания заключительных оборотов года для клиентов Казначейства устанавливается Приказом МинФина и НацБанка Республики и, как правило, определяется одной из дат января нового календарного года.

В январе месяца пользователи при входе в подсистему должны внимательно выбирать значение “Рабочего года”. т.к. от этого зависит:

· в БД (и соответственно в отчеты) какого года попадет документ;

· в отчетность какого года включаться данные введенного документа;

· какое значение признака “заключительные обороты” года будет присвоено документу.

Понятие “Рабочий год” соответстует значению года, который пользователь выбрал при входе в подсистему “Исполнение расходов”.

Признак “Заключительные обороты” равным “Истина” формируется программно при вводе любого документа (кроме “Сметы Расходов”) при наличии условий:

1.Если в Дате учета значение “год” равно “рабочему”, а в Дате документа “год” равно (“рабочему” +1);

Или

2.Если в Дате учета значение “год” равно “рабочему” и в Дате документа “год” равен “рабочему”, но в по выписке банка по счету Казначейства этот; документ првоведен в году равном (“рабочий год + 1), т.е. в новом году.

Пользователи подсистемы в период этапа - III должны выполнять ниже указанные технологические процедуры.

1.Уполномоченным пользователям необходимо сделать распечатку отчетов и аналитических таблиц за дату учета 31 декабря До начала проводок по операциям заключительными оборотами года, т.е. до 4 января нового календарного года.

2. Ответ.исполнители, при необходимости, с 3 января нового года могут вводить информацию по операциям заключительными оборотами года, Эта информация относится по учету и отчетности к прошедшему отчетному году. Поэтому для ввода таких операций при входе в Систему (см. главу ниже) они должны должны выбрать в качестве рабочего года – значение прошедшего календарного года. При вводе документов Система автоматически будет присваивать им признак “Заключительные обороты года”.

3.При наступлении срока окончания заключительных оборотов года для клиентов Казначейства ответ.исполнители должны распечатать отчеты и аналитические справки с учетом проведенных операций заключительными оборотами.

4.После истечения финального срока заключительных оборотов года Гл.бухгалтером в Казначействе должна быть проведена финальная операция по переброске всех остатков неиспользованных средств на балансовый счет 090 “Результат исполнения бюджета”.

5. Списание остатков балансовых счетов синтетического учета исполнения бюджета осуществляется параллельно с выполнением ответ.исполнителямий-кураторами операции по закрытию остатков по лицевым счетам клиентов на счет “Единого Казначейского счета”.

Закрытие остатков на Л.счетах клиентов в разрезе бюджетной классификации расходов выполняют ответ.исполнители-кураторы с помощью ввода остатков неиспользованных кредитных ресурсов через электронный образ документов “Справка банка об остатках на конец года на Л.счетах”.

По решению руководства фин.органа некоторые остатки на Л.счетах могут не закрываться. В таком случае кураторы должны будут провести операцию 5.1 по I-му этапу.

Все операции по заключительным оборотам года имеют дату учета 31 декабря прошедшего календарного года и признак технологического периода бухгалтерского учета проводки “Заключительные обороты года”. Даты документов могут быть за последнюю декаду декабря или за январь нового года, но не должны превышать срок окончания заключительных оборотов года.

6. После закрытия остатков на Л.счетах клиентов пользователи должны сделать распечатку отчетов и аналитических таблиц за дату учета 31 декабря после годового заключения счетов. Эта информация станет основополагающей для нового финансового года.

§ 4 . Типизация технологических процедур обмена информацией с Системой

При разработке Системы в качестве основных принципов ее функционирования являлись:

· унификации и стандартизации всех окон и операций с ними или в них;

· сведение к минимуму разновидностей окон и процедур в них;

· единобразие построения интерфейса;

· комфортность и надежность;

· гибкость и устойчивость.

Такой подход позволил создать единую технологию ввода, контроля, учета, обработки, формирования печати для всех типов документов первичного учета. Диалоговый режим ввода-вывода информации стандартизован до такой степени, что не требует переобучения пользователя при изменении его должностных функций. Способы построения запросов на формирование и печать отчетных и аналитических данных позволяют формировать большое число вариантов отчетов, запуская при этом только одну процедуру в меню АРМа. А после его получения в формате Excel, пользователь имеет возможность придать ему внешний вид по своему желанию, используя навыки работы с Excel и др. приложениями Windows.

Все операции пользователь осуществляет в кадрах, представляющими собой “окна”. В кадре могут быть одновременно присутствовать несколько окон. Как правило, одно из них является основных, а другие -вспомогательными и высвечиваться вследствие определенных действий пользователя. Система формирует окна разного типа и назначения, содержащие:

· список объектов классификации и кодирования или строки справочников;

· меню операций или режимов работ;

· элементы запроса на поиск, отбор, формирование информации определенной структуры и содержания;

· сообщения об ошибках;

· запрос о дальнейших действиях Системы;

· перечень введенных и сохраненных в БД документов;

· кадр ввода и просмотра всего документа;

· кадр детализированного ввода и просмотра N-ой строки документа;

· кадр формируемого для печати электронного образа первичного учетного документа;

· запрос на структуру, содержание и объект отчета или анализа;

· кадр формируемого для печати электронного образа отчета или анализа;

· кадр документа или отчета в формате Excel.

Правила работы с кадрами, представляющими собой окна, будут описаны в последующих разделах.

Глава 2. Работа в АРМе пользователя

§ 1. Доступ к АРМу пользователя

Пользователь сможет выполнить часть своей работы, получив доступ к автоматизированным функциям, только через меню работ своего персонифицированного АРМа. Для этого он должен выполнить ниже описанную последовательность действий.

1.Вход в ЛВС (Локальная Вычислительная Сеть) «Казначейство» из Windows доступен после активизации “иконки” «СметаРасходов».

1.1. “Иконку” «СметаРасходов» активизировать 2-ным щелчком левой клавиши «мыши» или нажатием клавиши <Enter>

2. Санкционированный доступ к АРМу пользователя: «Паспортный контроль»

2.1. Появится кадр «Паспортный контроль» с двумя полями-окнами «Имя» и «Пароль».

2.2. Введите идентификационный код пользователя. Им может быть любой набор символов или имя или фамилия пользователя. После окончания ввода идентификационного кода пользователя нажмите клавишу <Enter>. Курсор перейдет в поле “Пароль”

2.3. В поле “Пароль” пользователь должен набрать символы только ему известного пароля. Поэтому курсор должен мигать в самом крайнем левом положении. При наборе символов пароля в окне появятся только их обозначения в виде звездочек. После завершения ввода символов пароля нажмите клавишу <Enter>.

2.4. Если название АРМа или/и код пароля набраны неправильно, то курсор вернется в поле “Имя” и выделит синим введенное название АРМа. В этом случае введите заново название АРМаи, затем код пароля, учитывая русский и латинский алфавиты, заглавные и строчные буквы.

2.5. Если паспортный контроль опять не будет пройден, то обратитесь к Администратору системы.

2.6. Если паспортный контроль будет пройден, то появится новый кадр ввода “Система управления” (см. в верхней синей строке окна).

3.Вход в Подсистему «Исполнение Расходов»

3.1. Появится кадр «Система управления» с двумя полями-окнами «Подсистема» и «Год».

3.2. Курсор «мыши» установите в первом поле кадра «Система» и щелчком мыши [1р Ü] активизируйте его – раскройте список. С помощью <¯> надо выбрать из списка строку с названием «Исполнение расходов» и подтвердить свой выбор 2-ным щелчком левой клавиши «мыши» или нажатием клавиши <Enter>.

3.4. Установить курсор во втором поле “Год”. С помощью кнопки или клавиши <¯> выбрать из перечня финансовый год, с данными которого пользователь намерен работать. Подтвердить свой выбор 2-ным щелчком левой клавиши «мыши» или нажатием клавиши <Enter>.

4. Доступ к автоматизированным функциям пользователя через Главное меню АРМа пользователя

4.1. Кадр с именем АРМа пользователя содержит во второй строке сверху - главное меню АРМа пользователя. Главное меню пользователя содержит только доступный набор автоматизированных функций для конкретного имени и пароля пользователя.

§ 2. Меню работ в АРМе пользователя.

Окна – меню, содержат несколько полей, заполненных конкретными значениями. Пользователь, в процессе работы, должен установить курсор на одном из них и - нажатием мыши [1р Ü] - активизировать его для выполнения. Такого рода меню содержит конкретный перечень работ или операций или функций или процедур. Поэтому, их именуют: «Меню режимов работ» или «Меню операций» или «Меню функций» или «Меню процедур». В описываемой Системе «Казначейство - Расходы» такими меню являются:

1. «Главная линейка режимов работ в АРМе» (для краткости, его именуют «Главное меню»);

2. «Меню функций пользователя»

Главное меню пользователя включает в себя персональный набор автоматизированных функций для конкретного пользователя.

Во всех АРМах в Главном меню имеются режимы работ: “ТекущаяРабота” или “ОперДень”, “Сервис”, “Выход”. В режиме: “ТекущаяРабота” или “ОперДень” осуществляется выполнение обычных функций пользователя. В режиме “Сервис” пользователь может менять значение своего пароля или размер своего окна. В режиме “Выход” пользователь обеспечивает завершение работы своего АРМа.

Во всех АРМах в режиме “ТекущаяРабота” или “ОперДень” имеется меню функций формирования выходной информации для просмотра, печати данных регистров учета в форме справок, отчета, анализа.

Последовательность выполнения функций для каждого пользователя регламентируется общей схемой выполнения технологического процесса, описанного выше. В рамках этой схемы каждый пользователь узнает последовательность выполнения работ, исходя из имеющихся в его АРМе состава автоматизированных функций.

Состав меню функций зависит от типа пользователя (руководитель фин.органа, нач.отдела, ответ.исполнитель) и его специализации (гл.бухгалтер, бюджетник, операционист, контролер).

Специальные программы обеспечивают доступ к информации в базе данных в рамках тех кодов бюджетной классификации, которые имеет право курировать пользователь (в соответствии с должностными полномочиями, назначенными Руководством фин.органа).

В каждом АРМе для типа пользователя-Ответ.исполнителя в режиме “ОперДень” имеются строки меню по вводу первичных документов учета. Обращение к любой из строк обеспечивает выполнение функций по вводу и контролю входных документов первичного учета, а также их поиск, отбор, просмотр и печать их электронного образа.

Операция “Удаление документа”, ранее введенного и сохраненного документа, предусматривается в подсистеме. Но эта операция доступна лишь доверенным лицам Казначейства и будет разрешена к использованию в исключительных случаях под персональную ответственность доверенного лица фин.органа.

Ошибки ввода до сохранения документа в БД можно устранить двумя способами:

· удалить ошибочную строку;

· корректировать значения и свойства строки, за исключениемправки кода бюджетной классификации.

Ошибки ввода после сохранения документа в БД следует устранять цивилизованным способом. А именно, ввести дополнительный документ с теми же свойствами, что и ошибочный, но:

· знаки сумм (годовая и по-квартальное распределение) ввести с противоположным знаком;

· в свойстве “Род операции” выбрать из списка строку “Сторно”;

· вводить исключаемые данные только по ошибочным строкам документа.

Вопросу “отката” или “отмены” действия введенных документов посвящается отдельный параграф этой инструкции.

Кроме того, так называемый откат с помощью “Сторно” надо производить с последней осуществленной стадией исполнения. К примеру, если обнаружена ошибка ввода данных документа “Заказ на бронь после тендера”, но к тому времени как была обнаружена ошибка уже выделены кредиты, но не было произведена оплата расходов, то следует сначала удалить ввести с противоположным знаком Распоряжение на финансирование, затем произведены

кассовые расходы – оплачено платежным поручением и подтверждено выпиской банка, то следует писать письмо в банк получателя письмо об отзыве своих средств

Окна Системы

Вход в ЛВС (Локальная Вычислительная Сеть) из Windows доступен после активизации “иконки” «СметаРасходов».

В процессе ввода информации пользователь имеет дело с несколькими видами главных окон:

1.Вход в Систему «Казначейство - Расходы»;

2.Санкционированный доступ к АРМу пользователя путем ввода имени пользователя и, затем, его пароля;

3.Главное меню АРМа пользователя, Меню режима работ, Меню операций, Меню функций, Меню процедур;

4.«Реестр <имя документа>», содержащий список документов одного функционального назначения, введенных и сохраненных в базе данных;

5.«Документ № … от ….» для компактного отражения содержания всех строк какого-либо документа;

6.«Строка № … документа № … от ….» для детального ввода, контроля данных и их свойств по конкретному коду бюджетной классификации, являющейся N-ой строкой документа;

7.«Формировать» образ введенного первичного учетного документа для просмотра и/или печати средствами «Excel»;

8.Запрос на формирование структуры и содержание регистра учета: отчеты, справки, анализ;

9.«Формировать» образ выходной информации регистра учета для просмотра и/или печати средствами «Excel».

Некоторые из окон обеспечивают доступ к меню операций с документом. К ним относятся

5.1.Меню операций с «Реестром ….»

5.2.«Поиск» для формирования запроса на поиск информации;

5.3.Для отбора всех документов по одному клиенту в Дт или Кт стороне документа

В программах, формирующих отчеты, анализ и другие сведения, имеются несколько меню – выборок из справочников и классификаторов. Из всей совокупности выбранных в них значений, создается запрос к программе формирования выходной информации.

1.2. Если Меню имеет несколько полей, которые заполнены конкретными значениями одного смысла, то – перед Вами род «Меню значений объектов классификации». Такого рода меню представляет собой выборку из классификатора или справочника. В Системе такие меню[1]:

§ Масштаб денежных единиц измерения (рубл, тыс.рубл, млн.рубл);

§ Документы по безналичным расчетам

§ Документы за наличный расчет

и т.д.

Глава 3. Ввод Документов первичного финансового и бухгалтерского учета

В процессе ввода любого документа первичного учета пользователь получает доступ к главным окнам, отражающим содержание и структуру документа. Доступ к этим окнам осуществляется в следующей последовательности:

1. Реестр <назначение документов>;

2. Весь документ (включает в полном объеме сведения Заголовочной и Табличной частей);

3. N-ая строка из Табличной части документа;

4. Образ печати введенного документа первичного учета.

Каждое окно обеспечивает выполнение присущих только ему функций обработки документа.

§ 1. Окно №1 «Реестр Документов»

В верхней (синей) строке окна указываются тип документов и названия основных из них. Информация о документах представлена в табличной форме и состоит из граф.

Графы можно:

Ø Логически объединить в части:

q Регистрационные данные документа, в т.ч. графы:

§ «Док-нт» содержит Название документа;

§ «№» указывает на Системный (только цифровой) номер документа;

§ «*» Пользовательский (буквенно-цифровой) Номер документа;

§ «от» фиксирует Регистрационная Дата документа;

§ «Учет» предназначена для Даты Учета документа;

q Итоговая Сумма по документу:

§ графа «Сумма» отражает размер суммы только в единицах масштаба измерения;

q Юридические Пользователи документа в рубрике «Корреспондент»:

§ Дт; Имя клиента, № Лицевого счета, с которого списываются средства;

§ Кт, Имя клиента, № Лицевого счета, в пользу которого зачисляются средства;

q Технологический период учета документа:

§ графа «З/о» (заключительные обороты года).

Ø Менять местами;

Ø Регулировать по ширине.

Режимы работ зависят от того, на какую графу (в строке значений) Вы установите курсор «мыши».

Если курсор установлен на:

Ø любой графе из части «Регистрационные данные документа», то 1-им щелчком правой клавиши «мыши» (далее для краткости [ 1 р Þ ] ) Вы раскроете Меню «Операций с документом»

Добавить

Просмотр

Искать

Удалить

Ø в рубрике «Корреспондент», то нажатием мыши [ 1 р Þ ] Вы раскроете Меню «Фильтр» для отбора документов по названию Л/счета клиента;

Ø графе «Сумма», », то нажатием мыши [ 1 р Þ ] Вы увидите сумму с разделителем разрядности числа.

1. Меню «Операции с документом»

Все ниже описанные операции доступны в окне «Реестр < назначение документа> ». Каждая из операций в меню активизируется нажатием мыши [ 1 р Ü ].

1. 1. Операция «Добавить» обеспечит ввод нового документа, предоставив для работы новое окно № 2 «Весь документ (включает в полном объеме сведения Заголовочной и Табличной частей)».

1. 2. Операция «Просмотр» обеспечит просмотр документа, ранее введенного и сохраненного. Для этого: курсор должен быть установлен на одной из граф части «Регистрационные данные документа» и по строке, интересующего Вас документа;

1. нажатие мыши [ 1 р Þ ] откроет Меню операций с документом;

2. установите курсор на операцию «Просмотр»;

3. нажатие мыши [ 1 р Ü ] обеспечит переход в окно №2 «Весь документ».

1. 3. Операция «Искать» обеспечит поиск документа, ранее введенного и сохраненного. Для этого: курсор должен быть установлен на одной из граф части «Регистрационные данные документа» и по строке, интересующего Вас документа;

1. нажатие мыши [ 1 р Þ ] откроет Меню операций с документом;

2. установите курсор на операцию «Искать»;

3. нажатие мыши [ 1 р Ü ] обеспечит переход в окно “Поиск”;

4. появится окно “Поиск” с полями запроса условий поиска.

1. 4. Операция «Удалить документ» обеспечит удаление документа, ранее введенного и сохраненного. Для этого: курсор должен быть установлен на одной из граф части «Регистрационные данные документа» и по строке, интересующего Вас документа;

1.нажатие мыши [ 1 р Þ ] откроет Меню операций с документом;

2.установите курсор на операцию «Удалить»;

3.нажатие мыши [ 1 р Ü ] укажет на Ваше намерение удалить из БД документ;

4.для поверки Вашего намерения удалить документ Система сделает дополнительный запрос “Выдействительно хотите удалить документ? < Нет> <Да>”;

5.Необходимо курсор установить на один из вариантов ответа < Нет> <Да> и нажатием мыши [ 1 р Ü ] в поле <Да> подтвердить свое решение удалить документ или отменить удаление в поле < Нет>.

2.3.1. Окно № 5 «Поиск» для выполнения операции «Искать» документ в строках Реестра документов

При необходимости в окне «Реестр документов…….» имеется возможность активизировать окно – запрос «Поиск» так как это описано в пункте 3.3.3.

В программах ввода документов с помощью окна – запроса «Поиск» в окне 1 «Реестр документов…….» осуществляется поиск документа в реестре.

, в полях-признаках документа задаются критерии поиска документа. Поле-признак документа имеет название критерия отбора (например, «№» , «от», «Документ») и окно для ввода или выбора значения. Документ будет найден если:

§ он был ранее введен и сохранен, но не удален;

§ правильно указали критерии поиска и их значения;

§ не забыли нажать кнопки «Начать поиск» или «Продолжить поиск» внизу окна «Поиск».